Profil simARSIP

simARSIP, Sistem Informasi Manajemen Arsip.

Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap kegiatan dan pekerjaan perkantoran selalu memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data atau informasi yang terekam adalah arsip, karena arsip merupakan bukti dan rekaman dari kegiatan.

Dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi modern, terutama teknologi informasi (IT) maka hal itu berdampak pada perkembangan manajemen kearsipan yang semakin baik.

Kemajuan teknologi informasi terbukti membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Terutama bagi kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan volume arsip yang banyak, penggunaan sarana tersebut akan sangat membantu mempercepat proses pengelolaan arsip.

Salah satu akibat positif dan kemajuan IT adalah dimungkinkannya pencarian, pengiriman, dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat. Kecepatan tersebut mengakibatkan pula pengambilan keputusan atas suatu masalah yang sangat mendesak dapat segera diselesaikan.

simARSIP atau Sistem Informasi Manajemen Arsip ini merupakan sistem manajemen kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi Internet, Intranet dan pemrograman web.

Penggunaan simARSIP akan menjamin efisiensi. Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuan kembali informasi dapat dilakukan melalui sistem yang bekerja secara otomatis.

Pada simARSIP, semua pengelompokan dan klasifikasi arsip dapat disatukan ke dalam satu database dan dapat diakses secara lebih cepat. Informasi dan laporan yang disusun dalam berbagai macam pola sesuai kebutuhan user, dapat dikumpulkan secara cepat dan terindex.

Keunggulan aplikasi:
simARSIP adalah aplikasi berbasis web yang dirancang untuk melakukan kegiatan-kegiatan utama dalam manajemen arsip yang mencakup:

• sekuriti;
• pengelompokan (lembaga, bentuk, subjek, dll);
• pemasukan data;pengolahan arsip;penemuan kembali arsip;
• dan pelaporan.

Kebutuhan perangkat keras:

• Komputer Server, disarankan minimal Pentium 4
• Komputer Client, disarankan minimal Pentium 4
• RAM minimal 512 MB
• Harddisk minimal 80 GB
• Perangkat Jaringan komputer
• Scanner
• DVD-RW
• UPS-stavolt untuk tiap server dan client

Kebutuhan perangkat lunak:

• Operating system: Ms. Windows XP/2003, Linux
• PHP
• MySQL
• Web browser

Kebutuhan SDM, oleh karena simARSIP mudah digunakan (user-friendly) maka untuk mengoperasikannya hanya dibutuhkan beberapa orang operator.

simARSIP dapat dimanfaatkan oleh:

• lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota/propinsi;
• bagian pengelola arsip sekretariat pemerintah daerah;
• bagian pengelola arsip DPRD;
• badan-badan/biro-biro/bagian/dinas/kantor di lingkungan pemerintah daerah;
• bumn, bumd dan perusahaan swasta.

Beberapa contoh tampilan screenShot dapat dilihat di sini.